情報をクラウドに集約。
属人化を解消し、誰でも対応できる体制へ
日本不動産管理株式会社様は、官公庁施設や研究施設・病院などの民間施設を管理されています。年間契約に基づく定期業務に加えてスポット案件も多く、一つの建物に対して管理すべき情報が増加していました。
建物ごとに契約書、仕様書、作業報告書、協力業者情報などを一元管理する必要があり、情報管理体制の見直しを目的にビルメンマネージャーの導入に至りました。
■会社概要
日本不動産管理株式会社様は、東京都台東区柳橋に本社を置く、1960年創業、従業員630名のビル管理会社様です。
管理物件は官公庁および民間施設で構成されており、民間施設については研究施設や病院といった特殊な施設が多くを占めています。現場にはスタッフが常駐し、設備管理業務を行っています。
| 導入前課題 | ● 担当者のパソコンに契約書・仕様書・報告書などが保存され、情報が属人化していた ● 年間契約とスポット案件が混在し、建物ごとの契約情報や業務履歴の把握が難しかった |
| 今後の展望 | ● 契約書、仕様書、作業報告書、協力業者情報などをクラウド上で一元管理し、必要な情報をすぐに確認できる環境を目指す ● 担当者に依存しない情報共有を実現し、「人に聞く」から「システムを見ればわかる」運用への定着を目指す ● 蓄積した建物情報を活用し、お客様への提案力向上につなげていく |
今回は、ビルメンマネージャーをご利用いただいている
日本不動産管理株式会社 代表取締役社長 鷹巣様 に、導入の背景や今後の展望についてお話を伺いました。
――― DXを検討し始めた背景についてお聞かせください。
当社では、人材不足と業務の属人化が課題になっていました。
ビルメンテナンス業は専門性が求められる仕事ですが、経験者や有資格者の採用は難しくなっており、今後は未経験者を受け入れていくことも前提に考える必要があります。
そのため、担当者の経験や記憶に依存するのではなく、必要な情報を確認しながら業務を進められる仕組みが必要だと考えました。
契約書や仕様書、過去の報告書、協力業者の情報などを個人のパソコンに保存したままにせず、会社として共有できる状態にしたいという思いがありました。（鷹巣様）
――― 製品を比較する中で、ビルメンマネージャーを選定された理由を教えてください。
重視したのは、シンプルで使い続けられることです。
複数の製品を調査しましたが、DXツールにはさまざまな種類があり、明確な選定基準がなければ比較が難しいと感じていました。
そこで、シンプルな構成で必要な情報に最小限の手数でアクセスできることを重視し、ITが苦手な社員でも無理なく運用できるかという観点で検討を進めました。
ビルメンマネージャーは、必要な情報を共有し、過去の履歴を確認するという当社の目的に合っていました。
また、小規模からスタートしやすく、必要十分な機能をシンプルに利用できることから、この先も長く使い続けられると考え、導入を決めました。（鷹巣様）
――― 導入時には、どのような考え方で準備を進められましたか。
まずは、建物ごとに必要な情報を整理することから始めました。契約書、仕様書、過去のスポット作業の報告書、協力業者や担当者の情報などを、PDFやExcelで登録する方針にしました。
特に官公庁案件では、入札時に過去の仕様書を確認する必要があります。そうした情報が個人のパソコンに残っていると、必要な時に探せないことがあります。
そこで、建物に関わる資料をビルメンマネージャー上にまとめ、担当者が変わっても必要な情報を確認できる状態を目指しました。
また、初期入力は本社側で一括して行う方針にしました。現場に最初から多くの入力作業を求めると負担が大きくなるため、まずは本社主導で環境を整え、実際に使いながら運用ルールを固めていく考えです。（鷹巣様）
――― 今後、ビルメンマネージャーをどのように活用していきたいですか。
まずは先行導入した拠点で運用の基盤を整え、その後、本社への展開を考えています。
本社は物件数も人員も多いため、先行拠点で良い点や課題を確認しながら、自社に合った運用にしていきたいと考えています。
今後目指しているのは、情報共有だけでなく、業務の標準化につなげていくことです。人が変わっても必要な情報を確認でき、誰が担当しても一定の流れで業務を進められる状態を作っていきたいと考えています。
さらに、建物ごとの情報を蓄積していくことで、お客様に対して次に必要な対応や提案が見えてくると考えています。ビルメンマネージャーを、社内の情報共有基盤としてだけでなく、お客様への提案につなげるための仕組みとして活用していきたいです。（鷹巣様）
