スマホで報告業務を効率化。
年配スタッフにも使いやすい現場運用へ
ちゃおクリーンサービス様では、日々の業務をExcelと紙で管理しており、写真付きの作業完了報告書の作成や、物件ごとの情報共有に課題を感じていました。
毎日150件あまり、月間では3,000件を超える報告書の運用が必要となる中、スマートフォンで簡単に清掃報告書を作成できる点や、年配のスタッフでも操作できる点を評価いただき、ビルメンマネージャーの導入に至りました。
■会社概要
ちゃおクリーンサービス株式会社様は、東京都板橋区成増に本社を置く、建設・不動産事業を総合的に展開するナミキグループの建物清掃・設備保全を担う、清掃業務が主体の事業者様です。
アパートやマンションの共用部を対象に、日常清掃や定期清掃を行っており、1日あたり約150件の現場で清掃を実施しています。
| 導入前 | ●Excelと紙で日々の清掃業務を管理しており、属人化やデータ消失のリスクを抱えていた ●1日約150件の現場報告を手作業で作成する必要があり、写真付き報告書の運用が実現できていなかった |
| 導入後 | ● 物件情報や作業報告を一元管理できるようになり、属人化の解消と情報共有の効率化を実現した ● スマホから簡単に写真付き報告書を作成できるようになり、報告業務の工数削減につながった ● 作業スタッフの約6割が60歳以上という中で、約一ヶ月でほとんどのスタッフが使えるようになった |
今回は、ビルメンマネージャーをご利用いただいている
ちゃおクリーンサービス株式会社の宮崎様 に、導入の背景や導入後の変化についてお話を伺いました。
――― DXを検討し始めた背景についてお聞かせください。
日々の大量のタスクをExcelと紙で管理しており、これが何とかならないものかと思っていました。そう考えていた矢先に、ビルメンマネージャーのパンフレットを見たことがきっかけです。
また、かねてから写真付きの作業報告書を作成したいと考えていましたが、件数が多く、実現できていませんでした。（宮﨑様）
――― このままでは難しいと感じたのはどんな時かお聞かせください。
使用しているExcelはよく作り込まれていたんですけれども、いつ不具合が起きるか分からない状態でしたし、もし壊れてしまっても直せる人がいませんでした。
スタッフに聞いても分かる人がいなかったので、今後どうしようかと思っていました。
1日に約150件の現場作業があり、写真付きの報告書を手作業で作成するのは現実的ではありませんでした。そのため、オーナー様に十分な報告ができず、不信感を抱かれているのではないかという懸念もありました。
毎日150件以上の報告書を手作業で作成することが、本当にできるのか、またどうやって作成していけばよいのかを、ずっと悩んでいました。（宮﨑様）
――― 導入の決め手をお聞かせください。
まずは価格です。初期費用がゼロというところと、月額5万円～始められるのは良いなと思いました。
それに加えて、現場スタッフの作業負担をできるだけ増やさず、簡単に報告業務を行えることを重視していたため、清掃報告書を少ない工数で作成できることです。
そして、物件ごとの特性や特記事項を入力できて、弊社が持っている情報をひとつにまとめることができるという点も導入を決めた理由でした。（宮﨑様）
――― 現場スタッフの皆様に操作に慣れてもらうために、どんな取り組みをされましたか？
弊社の現場スタッフは、約6割が60歳以上の方で、新しくビルメンマネージャーの操作をすることに難色をしめす方が多かったのが事実です。
まずは、できる人を増やしていき、できない人や難色を示している人を少しずつ減らしていけるよう、全員に操作してもらいました。とにかく何度も使うことで慣れてもらうようにしました。（宮﨑様）
――― 慣れるまでに どのくらい期間がかかりましたか？
導入し始めて2週間ほどは、報告書の写真を撮影してアップロードすることに時間がかかり、その日の作業の1/3、1/4しか出来ていませんでした。
ですが、何度も使っているうちに徐々に慣れてきて、約1ヶ月経つと、ほとんどの現場スタッフの皆さんが使えるようになりました。（宮﨑様）
――― ビルメンマネージャー導入後はいかがですか？
スマホで簡単に清掃報告書を作成できるようになったことで、写真付き報告書の作成にかかる工数を削減できました。
ビルメンマネージャーの操作はいたって簡単なので、年配スタッフも問題なく使えている状況です。
現場からの作業報告をスムーズに行えるようになったと思います。（宮崎様）
